Protocol
BEVOLKINGSONDERZOEK CERVIXSCREENING - uitnodigingen
terug naar bevolkingsonderzoek - index
Datum laatste herziening
28-03-2014
terug naar protocollen index
Eindverantwoordelijke
Marieke de Weerd & Marco Blanker

Wat is het doel van de werkinstructie?

Het doel is om vrouwen uit te nodigen voor het spreekuur voor onderzoek naar baarmoederhalskanker. Middels deze werkinstructie met stappenplan kunnen uitnodigingen en herinneringen worden aangemaakt vanuit Promedico ASP.

Werkinstructie / schema:

N.a.v. het verzoek vanuit BCNN wordt een selectie gemaakt van alle vrouwen die in de geboorte cohorten zitten die het volgende jaar uitgenodigd zouden worden.

Deze selectie wordt aangemaakt in Promedico en moet worden samengesteld uit de selectie van de afzonderlijke geboortejaren (actie MB).

  • klik op projecten

  • project starten: BCNN_SELECTIE

  • invullen geboortejaar _ opslaan onder "selectie 201x_19xx"

  • selectie herhalen voor alle geboortejaren

  • projecten worden later gestart (meestal na 15.00 uur)

  • overnemen selectie door mailmerge bestand in aangemaakte projectpopulatie te openen, alle gegevens kopiëren naar verzamelbestand in Excel.

  • dit verzamelbestand wordt geüpload via de website van BCNN (actie MdW).

Uitnodiging klaarzetten/aanmaken vanuit Promedico ASP volgens oproepschema bvo oost (assistente)

  • formulieren in map nalopen om te kijken of iedereen in aanmerking komt voor een uitnodiging, hierbij letten op: UE, miskraam, zwanger, <1jr geleden uitstrijk bij ha of gyn. Wanneer dit aan de orde is, oproep maken in schema of patiente bellen voor overleg bij bv uitstrijk <1 jr geleden. Zo nodig patiente laten afmelden. Dan geen uitnodiging versturen. Uitstel ook noteren op formulier (tabblad 9)

  • @ -> klik op projecten 2x

  • project starten (links onderin)

  • cervix cohort kiezen → herinnering of uitnodiging (bv: Cerix cohort_uitnodiging)

  • naam: cervix_(jaartal)

  • geb_(jaartal)

  • patiënten selecteren (het proces komt in de wachtrij)

  • Nu kan je MB een mail versturen met de vraag de uitnodigingen klaar te zetten, deze komen te staat onder openbaren documenten-> BVO. Vanuit hier kan je ze printen en versturen. Zie verder: uitnodigingen printen en versturen

  • Aanmaken brief:

  • projecten 2x
  • kies project

  • links → mailmerge

  • opslaan als: onder naam cohort en jaartal (J:volume en kies dan opslaan als excel werkmap)

  • briefsjabloon openen bij word (herinnering of uitnodiging) (J:bvo - brief)

  • vierkant. Best. lijst (J: bvo -> jaartal - ok) Voltooien en samenvoegen.

  • uitprinten op logopapier en versturen in envelop

Uitnodigingen printen en versturen: (assistente)

  • Ga naar: openbare documenten op pc (op bureaublad)

  • Ga naar: BVO

  • klik op gewenste documenten om te openen en daarna af te drukken

  • Ga naar Promedico: klik op projecten -> projecten -> klik juiste project aan -> etiketten afdrukken

  • hoeveelheid uitnodigingen nakijken, dus tel het aantal patienten dat in bvo map zit en het aantal uitnodigingen die aangemaakt zijn. Hier kan verschil in zitten ivm nieuwe patienten in praktijk. Ga uit van de selectie van het bvo in de map. De uitnodigingen die overblijven zijn van nieuw ingeschreven patienten, mag versnipperd.

  • uitnodigingen versturen in envelop met folder bvo

  • datum en paraaf zetten op afvinklijst

Herinneringen: (assistente)

  • volgens schema herinneringen versturen. Gebruik hiervoor de standaard 'herinneringsbrief'. Hierbij de aanhef wijzigen. Selectie maken door na te gaan welke formulier er nog in de bvo map zitten. De naam en geboortedatum van mevrouw worden genoteerd achterin map. (tabblad 9)

  • eventueel na 6 weken nog een herinnering versturen. Wanneer patiente daarna niet is gekomen volgt er een terugbel door MH Blanker

Oproepschema: (assistente)

  • in oproepschema mensen noteren bij wie het uitstrijkje uitgesteld moet worden (bv zwanger, MA of herhaling van het onderzoek ivm afwijking)

  • per maand het oproepschema bekijken

Taken assistentes

  • Eens per maand een geboorte cohort uitnodigen. Hierbij in dossier nakijken of patient nog actief staat, niet zwanger is, UE, weigeraar is of korter dan een jaar nog een uitstrijkje heeft gehad. Zie oproepschema bevolkingsonderzoek.

  • Eens per maand herinneringen versturen en noteren. (Zie oproepschema bevolkingsonderzoek).

  • Eens per maand noteren wie niet is geweest.

  • Noteren wie zwanger is en deze patiënte later uitnodigen

  • Uitstrijkjes maken op spreekuur van de assistente, 10 minuten plannen, BCU declaratie.

  • De verzending van de gemaakte uitstrijkjes verzorgen; nota bene met controle van etiketten en formulieren.

  • Uitslagen doorgegeven van de gemaakt uitstrijkje, dit wordt genoteerd in het dossier. (zie protocol verwerking uitslagen)