Protocol
PATIËNTENADMINISTRATIE - uitschrijvingen
terug naar administratie
Datum laatste herziening
30 juni 2011
terug naar protocollen index
Eindverantwoordelijke
alle assistentes


Wat is het doel van deze werkinstructie?
Als patiënten zich laten uitschrijven, eindigt de behandelrelatie met de huisarts. De laatste taak van de huisartsenpraktijk voor deze patiënten is het goed overdragen van het medisch dossier van patiënten. Verder zorgt een goede administratieve afhandeling voor een duidelijk overzicht van de in- en uitschrijvingen van patiënten voor het jaarverslag van de praktijk.

Werkinstructie
Patiënt vragen naar welke huisartsenpraktijk de gegevens gestuurd moeten worden.

Uitschrijven patiënt in Promedico
Bij verhuizing eerst het nieuwe adres invoeren, zodat eventueel in latere fase de patiënt nog benaderd kan worden.

Patiënten-Patiëntgegevens-Uitschrijven (links onder)
  • invoer datum uitschrijving (= datum verzending dossier)
  • vermeldt reden van uitschrijving
- naar collega in Zwolle: “naar andere arts”
- naar collega buiten Zwolle: “verhuizing”
- indien van toepassing: “overleden” / “verpleeghuis/inrichting”
  • Vermelden: “Dossier verstuurd aan”
  • controle of de nieuwe huisarts gebruikmaakt van Promedico, waardoor gegevens elektronisch kunnen worden verzonden
  • klik op vergrootglas om praktijk of arts te zoeken. Als dit geen resultaat oplevert wordt het dossier handmatig uitgedraaid volgens onderstaande instructie.
    NB verzending van het dossier op deze wijze kan pas als alle declaraties zijn verwerkt. Om die reden is het goed telefonisch contact op te nemen met de nieuwe praktijk van patiënt en te melden dat het dossier elektronisch opgestuurd zal worden zodra deze administratieve handeling is verricht.
  • In alle andere gevallen: Uitdraaien brief: episode “CORRESPONDENTIE”, → nieuw deelcontact → correspondentie toevoegen→ brief samenstellen → Uitschrijving → verder → invoer geadresseerde (NB indien onbekend in systeem nieuw invoeren!) → verder → tekst selecteren (control-A), lettertype heel klein + tekst vanaf Bijlage selecteren, lettertype extra klein → afdrukken → opslaan.
  • Er worden geen kosten berekend voor verzending van het dossier; deelcontact dus zonder declaratie afsluiten.
  • bij uitschrijving in verband met overlijden volg het ZAAK principe. Dit is een taak van de doktersassistente.

  1. Z(iekenhuis): bel de patientenadministratie over het overlijden
  2. A(potheek): meld de apotheek het overlijden
  3. A(fspraak): verwijder nog actieve afspraken uit het dossier en schrijf patient uit (zie boven, met juiste overlijdensdatum). Afspraken staan onder 'Medisch dossier' - 'afspraken'.
  4. K(aartje): stuur (indien gepast) een condoleancekaart naar de nabestaanden.