Protocol
PATIËNTENADMINISTRATIE - uitschrijvingen
terug naar administratie
Datum laatste herziening
25 november 2014
terug naar protocollen index
Eindverantwoordelijke
alle assistentes


Wat is het doel van deze werkinstructie?
Als patiënten zich laten uitschrijven, eindigt de behandelrelatie met de huisarts. De laatste taak van de huisartsenpraktijk voor deze patiënten is het goed overdragen van het medisch dossier van patiënten. Verder zorgt een goede administratieve afhandeling voor een duidelijk overzicht van de in- en uitschrijvingen van patiënten voor het jaarverslag van de praktijk.

Werkinstructie

Patiënt meldt verhuizing/uitschrijving
Een deel van de patiënten zal zelf aangeven van huisarts te gaan veranderen. Hiervan kan een notitie in het medisch dossier worden gemaakt met vermelding van de (waarschijnlijke) nieuwe huisarts.
De patiënt mag alleen uitgeschreven worden indien deze aangeeft zich reeds bij de nieuwe huisarts te hebben aangemeld.

ION melding van andere huisarts zonder dat patiënt heeft aangegeven zich uit te willen schrijven
Sommige patiënten schrijven zich in bij een andere huisarts zonder ons op de hoogte te stellen. In dat geval krijgen de huisartsen in de berichtendbox een MEDVRY bericht van de nieuwe praktijk waarin staat vermeld dat de patiënt zich bij die praktijk heeft aangemeld. Indien twijfel bestaat over de uitschrijving, zal de huisarts de assistente verzoeken patiënt te bellen om te vragen of de uitschrijving klopt (een enkele keer meldt een andere huisarts een patiënt per ongeluk ION aan. Het is onze taak om deze vergissingen tijdig op te sporen, dat wil zeggen voordat het dossier 'zomaar' naar een andere huisarts wordt verzonden.) Indien de uitschrijving blijkt te kloppen, mag de patiënt uitgeschreven worden. Dit dan graag middels de assistentenmodule van Promedico als overleg terugkoppelen naar de huisarts zodat deze verder zorg kan dragen voor de elektronische overdracht van dossier.
Indien de huisarts op basis van het MEDVRY bericht al besluit dat de uitschrijving klopt, zal deze zelf patiënt uitschrijven en het dossier versturen.


Uitschrijven patiënt in Promedico
Bij verhuizing eerst het nieuwe adres invoeren, zodat eventueel in latere fase de patiënt nog benaderd kan worden.

Patiënten-Patiëntgegevens-Uitschrijven (links onder)
  • invoer datum uitschrijving (= datum verzending dossier)
  • vermeldt reden van uitschrijving
- naar collega in Zwolle: “naar andere arts”
- naar collega buiten Zwolle: “verhuizing”
- indien van toepassing: “overleden” / “verpleeghuis/inrichting”
  • Vermelden: “Dossier verstuurd aan”
  • controle of de nieuwe huisarts gebruikmaakt van Promedico, waardoor gegevens elektronisch kunnen worden verzonden via Promedico
  • klik op vergrootglas om praktijk of arts te zoeken. Als dit geen resultaat oplevert wordt het dossier elektronisch verstuurd via ZorgmailFileTransfer volgens onderstaande instructie.
    NB verzending van het dossier op deze wijze kan pas als alle declaraties zijn verwerkt. Om die reden is het goed telefonisch contact op te nemen met de nieuwe praktijk van patiënt en te melden dat het dossier elektronisch opgestuurd zal worden zodra deze administratieve handeling is verricht. Declaraties worden per maand gedaan, als er dus nog openstaande verrichtingen zijn in de lopende maand, kan het dossier nog niet worden verstuurd.
  • In alle andere gevallen: Vink 'MEDOVD verhuisbericht aanmaken' aan (onder 'dossier verstuurd aan') en druk op opslaan. Let op! andere gezinsleden niet tegelijkertijd uitschrijven, voor hen worden anders geen MEDOVD berichten aangemaakt en die zijn nodig om het dossier elektronisch te verzenden.
  • De verantwoordelijk doktersassistente per praktijk (praktijk Brand-Piek KT en praktijk BT ... en als reserve ...) verzendt het dossier elektronisch door in te loggen op de website "https://filetransfer.zorgmail.nl/". In de map 'openstaande dossieraanvragen' staan de patiënten van wie het dossier is aangevraagd door een andere huisarts. De 2 MEDOVD bestanden en het pdf bestand (journaalregels in MEDOVD en pdf en correspondentie als MEDOVD) kunnen hierin worden geupload en aan de nieuwe huisarts worden verzonden.
  • Indien de nieuwe huisarts verzoekt om een papieren dossier per post (omdat bijvoorbeeld het elektronische dossier niet ingelezen kan worden) dan kan de doktersassistente dit dossier verzendklaar voor de post maken. Het dossier dient hiervoor handmatig uitgedraaid te worden. Dit zou in principe een uitzondering moeten zijn, inleesproblemen zijn zeldzaam!
  • bij uitschrijving in verband met overlijden volg het ZAAK principe. Dit is een taak van de doktersassistente.

  1. Z(iekenhuis): bel de patientenadministratie over het overlijden
  2. A(potheek): meld de apotheek het overlijden
  3. A(fspraak): verwijder nog actieve afspraken uit het dossier en schrijf patient uit (zie boven, met juiste overlijdensdatum). Afspraken staan onder 'Medisch dossier' - 'afspraken'.
  4. K(aartje): stuur (indien gepast) een condoleancekaart naar de nabestaanden.