verwerking+nieuwe+digitaal+binnengekomen+dossiers

Een groot percentage van de dossiers van nieuwe patiënten komt inmiddels digitaal binnen. Het is zaak dat deze tijdig (uiterlijk binnen 3 weken) en zorgvuldig worden verwerkt om adequate dossiervoering mogelijk te maken. Dit protocol legt uit hoe de dossiers verwerkt dienen te worden.
 * **Protocol** || =**Verwerken digitaal binnengekomen dossiers**= || terug naar administratie ||
 * **Datum laatste herziening** || 19 januari 2014 || terug naar protocollen index ||
 * **Eindverantwoordelijke** || Ellen, Mischa ||  ||
 * Doel van deze werkafspraak**

In de berichten van promedico komt een MEDVRI bericht binnen met naam van patiënt en als afzender de vorige huisarts, in dit bericht staat dat er een nieuw dossier klaarstaat bij zorgmail file transfer.
 * Werkinstructie**

Ga naar de website []
 * Downloaden bestanden van Zorgmail File Transfer**

Klik op volgende (en eventueel indien melding certificaat/UZI-pas instructies verschijnt nogmaals op volgende). Kies bij certificaat keuze voor het MThiele VECOZO certificaat.


 * Let op!** Dit certificaat moet hiertoe wel op de pc waarop wordt gewerkt geïnstalleerd zijn. In de praktijk is dit momenteel het geval op de computers van MT en EB.

Voer het wachtwoord in (indien je het wachtwoord niet weet: te vinden in wachtwoorden file van praktijk of vragen aan MT of EB).

Je komt nu in het ‘dashboard’ waar te zien is hoeveel dossiers ‘af te handelen’ en ‘ontvangen’ zijn. Te versturen / af te handelen dossiers zijn dossiers die door andere praktijken opgevraagd zijn omdat patiënten zich daar hebben ingeschreven. De verwerking hiervan valt buiten deze werkafspraak (zie werkafspraak uitschrijven patiënten – digitaal versturen patiëntendossiers).

Klik op ‘ontvangen dossiers’. Je ziet nu een lijst patiënten waarvan dossiers ontvangen zijn met daarbij de huisartsenpraktijk die het dossier verzonden heeft en het HIS dat die praktijk gebruikt.

Klik bij een patiënt op download (bij voorkeur onderaan de lijst beginnen, dit zijn de dossiers die als eerste zijn binnengekomen, __de verwerking dient binnen 3 weken plaats te vinden omdat de dossiers anders niet meer te downloaden zijn!__).

Je krijgt nu een overzicht van de te downloaden bestanden van de betreffende patiënt. Meestal betreft het een bestand met journaalregels (medovd / .ovd bestand) en een zip-file of pdf met de correspondentie. Soms zijn ook de journaalregels als pdf toegevoegd naast het reguliere bestand met journaalregels. Download alle files (b.v. naar je bureaublad, op de pc van EB is in documenten een map met dossiers, maak hierin een nieuwe map met naam een geboortedatum patiënt aan en sla de bestanden daarin op).

Als het downloaden van de bestanden is gelukt, kun je dit aangeven door te klikken op ‘Bestanden gedownload’ rechts onderin, de patiënt verdwijnt dan uit de lijst van ontvangen dossiers (is nog wel terug te vinden in archief ontvangen). De verdere verwerking/het inlezen van het dossier vindt plaats in Promedico. Klik in Promedico op de grote apenstaart-knop linksboven en ga naar Patiënt – Zoeken. In dit scherm staat links onderin (blauwe knop) ‘medovd importeren’ klik daarop. Je wordt nu gevraagd een bestand te selecteren. In het bovenste balkje selecteer je het medovd bestand, in het balkje eronder kun je de zip-file met correspondentie (indien correspondentie aangeleverd in zip-file) selecteren. Klik vervolgens midden onder op ‘ bestand uploaden’. Promedico gaat nu de bestanden inlezen. Als het inlezen gelukt is, vraagt Promedico aan welke patiënt je de bestanden wilt koppelen of dat je een nieuwe patiënt wilt aanmaken. Controleer de gegevens van de patiënt aan wie promedico suggereert de bestanden te koppelen (meestal klopt dit) en klik op volgende. Promedico koppelt nu de journaalregels en eventueel de correspondentie.
 * Verwerking in Promedico**

Indien dit gelukt lijkt, ga naar het medisch dossier van de betreffende patiënt en kijk bij ‘ alle journaalregels’ en in het tabblad van correspondentie of alles juist ingeladen is.
 * Let op!** Soms staat er niets in het dossiers van het oude journaal of de correspondentie zonder dat promedico een foutmelding geeft. Wat je dan moet doen staat verderop in dit protocol bij ‘Wat te doen bij problemen met inlezen dossiers’.

Indien de correspondentie niet in een zip-file wordt aangeleverd, zal Promedico dit bestand niet automatisch in kunnen lezen. In dat geval kun je de correspondentie (die dan meestal in pdf-format is) net als gescande papieren post kunnen uploaden in het dossier van de patiënt.
 * Correspondentie koppelen indien geen zip-file**

Ga hiervoor naar het dossier van de patiënt, klik op tabblad correspondentie. Klik in de linker kolom op ‘Correspondentie toevoegen’, kies voor bestand uploaden, selecteer het juiste bestand. Noteer als onderwerp ‘ Oude correspondentie’ en als afzender ‘ Vorige huisarts’. Klik een aantal maal op volgende tot de correspondentie is toegevoegd. Controleer of het gelukt is via tabblad correspondentie.
 * Let op!** In deze gevallen ook controleren of het correspondentie-bestand brieven bevat die de moeite waard zijn om direct te kunnen herkennen om snel te kunnen inzien (b.v. laatste brief cardioloog of belangrijke informatie over chronische aandoening). Indien dit het geval is: open het oorspronkelijke pdf-bestand met correspondentie en selecteer (indien meerdere brieven die apart bewaard moeten worden, dit brief voor brief doen) de juiste pagina(‘s) en sla deze apart weer op als pdf (druk af als pdf). Upload deze brieven als aparte correspondentie op dezelfde wijze als het hele correspondentie-bestand met als verschil dat het onderwerp nu de episode waaraan het gekoppeld zou moeten worden moet zijn (b.v. hypertrofische cardiomyopathie) en de afzender ‘specialist – ziekenhuis – type brief’ moet zijn (b.v. cardioloog RadboudUMC polibrief).


 * Let op!** Controleer altijd in het tabblad correspondentie of het uploaden/koppelen gelukt is.

Het koppelen van journaalregels die aangeleverd zijn als pdf-bestand gaat hetzelfde als het koppelen van correspondentie als pdf-bestand zoals boven beschreven. Het onderwerp moet zijn: oude journaalregels en de afzender vorige huisarts. In deze gevallen is het helaas wel nodig om als huisarts handmatig alle belangrijke episodes aan te maken (tabblad episoden in medisch dossier, linker kolom ‘nieuwe episode’). Actuele medicatie ook recepten aanmaken via deelcontact Postverwerking met als tekst ‘verwerking medicatie oude dossier’ in betreffende episode, recepten uitschrijven inclusief juiste dosering, aantal op 1 stuks zetten met vermelding achter dosering (uit oude dossier).
 * Pdf-bestand met journaalregels koppelen**

Helaas komt het regelmatig voor dat Promedico dossiers (met name journaalregels) niet kan inlezen. Soms volgt bij het klikken op ‘bestand uploaden’ nadat het medovd-bericht is geselecteerd gelijk een foutmelding, soms lijkt het koppelen gelukt maar staat er niets in het dossier van patiënt. Dit komt met name voor bij dossiers uit Zorgdossier- en Medicom-praktijken.
 * Wat te doen bij problemen met inlezen dossiers**

In deze gevallen meldt de huisarts aan de assistente welke delen van het dossier niet in te lezen zijn. De assistente belt de vorige huisarts met het verzoek die delen van het dossier (journaalregels en/of correspondentie) alsnog per papieren post te versturen. De huisarts maakt melding in het dossier van patiënt van het probleem met inlezen digitaal dossier. EB bewaart deze dossiers in de map dossiers – niet in te lezen op haar computer om regelmatig te kunnen controleren of de dossiers alsnog per post zijn binnengekomen.


 * Let op!** Bij dossiers die op papier binnenkomen, controleert de assistente of het dossier compleet is en welke delen zijn binnengekomen per post. Zij noteert dit op de envelop waarin het dossier zit en in het Promedico-dossier van patiënt. Indien blijkt dat niet alles dat is opgevraagd in de envelop aanwezig is, belt zij de vorige huisarts met het verzoek de rest van het dossier alsnog op te sturen.