agendabeheer+-+planning+vakanties

Afwezigheid van medewerkers heeft invloed op de praktijkvoering. Het is daarom van groot belang dat afwezigheid gemeld wordt en op de juiste wijze wordt verwerkt in de agenda.
 * **Protocol ** || **AGENDA BEHEER -planning vakantie en vrije dagen ** || **terug naar administratie ** ||
 * **Datum laatste herziening ** || 29 januari 2016 || terug naar protocollen index ||
 * **Eindverantwoordelijke ** || Cobie Schutte (verwerking) ||  ||
 * Wat is het doel van de werkinstructie? **

Afwezigheid wordt gemeld bij Cobie per e-mail. Cobie zorgt voor een goede verwerking in de Promedico agenda, inclusief eventuele aanpassingen van spreekuren: bijvoorbeeld blokkeren spreekuur van afwezige en eventuele aanpassing spreekuur tijden van wel aanwezige medewerkers. Daarnaast dient bij de huisartsen en de praktijkondersteuner ook een afwezigheidsbericht bij e-consulten te worden ingesteld.
 * Werkinstructie **

Vakantie blokken: - selecteer agenda van medewerker (tabblad kalender) - selectie eerste vakantiedag <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- klik eerste afspraakmogelijkheid om 8:00 <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- kies “Overslaan” <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- Onderwerp invullen: “ afwezig t/m <<invullen!>> (vakantie)" <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- einddatum invullen; t/m 17.00 uur <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- Opslaan <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Bij waarneming door andere huisarts in vakantie periode: agenda blokken voor extra spreekuurtijd. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Bestaande afspraken controleren in agenda van vakantieganger.
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Verwerking in Promedico **

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Via Promedico op de laatste dag voor de vakantie van de betreffende medewerker: <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 14px;">- <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Kies onderhoud -> portaal <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 14px;">- <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Selecteer tabblad e-consult <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- vink beschikbaarheid uit voor de betreffende medewerker. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- Klik op opslaan. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">- noteer in de promedico agenda de eerste dag na de vakantie een herinnering voor het aanvinken van beschikbaarheid voor e-consulten.
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Verwerking e-consulten **

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">De assistentes zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat bij volledige bezetting (dus niet bij langdurige ziekte of afwezigheid door ontslag) in vakantieperiodes er voldoende personeel aanwezig is. De huisartsen hebben eenzelfde schema waardoor de huisartsen nooit een vakantie in dezelfde week zullen plannen.
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 110%;">Planning vakanties **