Patiëntenadministratie+-+verwerking+nieuwe+dossiers


 * **Protocol** || **PATIËNTENADMINISTRATIE - verwerking nieuwe dossiers** || terug naar administratie ||
 * **Datum laatste herziening** || 21 januari 2013 || terug naar protocollen index ||
 * **Eindverantwoordelijke** || alle assistentes ||  ||

De verwerking van medische gegevens uit de oude dossiers moet zorgvuldig gebeuren en kost veel tijd. Elektronische overdracht van gegevens vergroot de zorgvuldigheid en verlaagt de te besteden tijd. Van patiënten die van een huisarts komen die ook gebruikmaakt van Promedico-ASP kan het dossier integraal worden opgenomen als de oude huisarts het dossier elektronisch naar ons verzendt. Bij elektronische verzending wordt het dossier toegevoegd aan de patiëntenlijst, en dus niet aan de individuele patiënt. Hierdoor ontstaat een dubbele registratie die gecorrigeerd moet worden.
 * Wat is het doel van deze werkinstructie? **

Bij het ontvangen van de patiënt gegevens controleert de assistente of het dossier compleet is. Als het gaat om een uitdraai gemaakt vanuit Promedico-ASP, dan neemt de assistente zo snel mogelijk contact op met de verzendende praktijk, met het verzoek het dossier spoedig elektronisch aan onze praktijk te versturen.  NB sommige praktijken hebben hiermee nog geen ervaring, het is verstandig om daar naar te vragen en zo nodig uitleg te geven. Als een dossier elektronisch is opgevraagd, moet dit worden vermeld in het journaal onder vermelding “dossier ontvangen: opgevraagd Promedico-ASP”.
 * Instructie **

**Let op:** als het dossier verzonden wordt nadat patiënt is ingeschreven, dan ontstaat er een tweede dossier. Om deze reden controleert de assistente die het telefonisch contact had zelf of de gegevens zijn ontvangen en verwijdert de dubbele gegevens (ingeschreven patiënt met lege dossier weer uitschrijven, onder vermelding van "overige" en vrije tekst “dubbele inschrijving, dossier ook via ASP ontvangen”). NB hierbij ook de naam van de patiënt vervormen, door bijvoorbeeld een aantal letters toe te voegen: dus Jansen te wijzigen in xxJansen (dit is van belang bij de verwerking van elektronische uitslagen).

In het ASP-dossier moeten de NAW-gegevens worden gecontroleerd, inclusief ION-gegevens. NB meestal staat het oude adres in dit dossier. NB reden van inschrijving staat bij een ASP-dossier altijd op “van andere arts”. Dit moet worden aangepast (meestal in “verhuizing”), evenals de datum van inschrijving.

Het is nodig om deze handelingen zo snel mogelijk te verrichten, om te voorkomen dat er al patiënt contacten zijn geweest die later anders overgeschreven moeten worden in het complete dossier.

De dossiers worden in het bakje in de overlegruimte gelegd, waarna de huisartsen deze kunnen beoordelen. Zij maken de relevante episodes/problemen aan, op datum van de constatering in het HIS (dus niet de datum van informatieverwerking). Relevante correspondentie wordt in het bakje - nieuwe patiënten nog scannen - gelegd. Na scannen koppelt <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">de assistente de oude gegevens aan de juiste episode (vermeld op de correspondentie), op de datum van de correspondentie. NB Bij verschillende afzenders (ziekenhuizen), worden documenten afzonderlijk gekoppeld.


 * NB dossiers van patiënten in de Venus worden in het postvakje van MT gelegd. **